sysEmailarchivierung
Die rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD für Ihr Unternehmen
Die professionelle Archivierung und Auslagerung Ihrer geschäftlichen Email-Korrespondenzen ist eine gesetzliche Vorgabe, die Sie zwingend einhalten müssen. Sämtliche Mails müssen dabei so abgesichert werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Dazu muss eine Archivierung zwischen dem Absender und Ihrem Email-Programm stattfinden, die die Mails noch vor der Zustellung zu Ihnen „abfängt“.
So schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe, denn einerseits werden die Mails DSGVO-konform abgelegt und zusätzlich für Sie professionell archiviert. So haben Sie auch nach einem totalen Datenverlust immer ein sauberes Backup Ihrer Emails zur Hand!
Das leistet sysEmailarchivierung:
In der heutigen Zeit sollten Sie immer eine Sicherung Ihrer gesamten Emails vorhalten. Unser Email-Archivierungssystem nimmt Ihnen dabei alle Arbeiten effizient ab, so dass Sie sich um nichts mehr weiter kümmern müssen.
- E-Mail-Archivierung nach GoBD
- Einhaltung der EU-DSGVO
- Lizenzen ab 1 Postfach
- Speicherung in ISO-zertifizierten Rechenzentren
- 12 Monate Laufzeit
Ihre Vorteile mit sysEmailarchivierung
Voll skalierbar
Sie können die Emailarchivierung bereits nur für ein Postfach buchen und nach Belieben jeder Zeit aufstocken.
Externe Speicherung
Speicherung der Daten in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.
Suchen & Finden
Schnelle Suche von E-Mails und Dateianhänge direkt im Mailarchiv.
Cloud-Basiert
Keine Anschaffungskosten für eigene, teure Infrastruktur.
Welche Email-Systeme werden unterstützt?
Unsere sysEmailarchivierung kann mit einer Vielzahl aktueller Mail-Systeme genutzt werden:
Microsoft Exchange Server 2013, 2016 und 2019, Microsoft 365, G Suite (vormals Google Apps), Beliebige IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-Server und Webmail-Dienste, MDaemon, IceWarp und Kerio Connect, PST, EML und andere E-Mail-Dateien, E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird
Emailarchivierung: Warum sie in modernen Unternehmen unverzichtbar ist
In einer Zeit, in der die Digitalisierung von Geschäftsprozessen an erster Stelle steht, haben E-Mails eine zentrale Rolle in der Unternehmenskommunikation eingenommen. Doch mit dem wachsenden Emailverkehr steigt auch die Bedeutung der Emailarchivierung – vor allem im Hinblick auf die strengen Datenschutznormen in Deutschland.
Emailarchivierung bezeichnet den Prozess, E-Mails und ihre Anhänge systematisch zu speichern, zu kategorisieren und zugänglich zu halten. Dies mag auf den ersten Blick als eine einfache Aufbewahrung von Informationen erscheinen, doch tatsächlich steckt weit mehr dahinter.
Der Hauptgrund für die Archivierung von E-Mails in Unternehmen ist die rechtliche Verpflichtung. Gemäß den deutschen Gesetzen, insbesondere dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), sind Unternehmen dazu verpflichtet, bestimmte Geschäftsdokumente – und dazu zählen auch E-Mails – für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflicht kann, je nach Dokumententyp, zwischen sechs und zehn Jahren liegen. Ein Verstoß kann zu empfindlichen Strafen führen.
Des Weiteren schreibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor, dass personenbezogene Daten geschützt und nur für den vorgesehenen Zweck verarbeitet werden dürfen. Eine ordnungsgemäße Emailarchivierung gewährleistet, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf diese Daten haben und dass diese korrekt verwaltet und bei Bedarf gelöscht werden.Ein weiterer Vorteil der Emailarchivierung ist die effiziente Wiederauffindbarkeit von Informationen. In großen Unternehmen kann die Suche nach einer spezifischen E-Mail ohne ein strukturiertes Archivsystem zu einer zeitaufwändigen Aufgabe werden. Ein Archivierungssystem erleichtert nicht nur das Auffinden alter E-Mails, sondern trägt auch zur Optimierung von Geschäftsprozessen bei.
Aber nicht nur rechtliche Aspekte machen die Emailarchivierung unverzichtbar. Sie bietet auch Schutz vor Datenverlusten. Seien es technische Probleme, menschliche Fehler oder Cyberangriffe, durch die Archivierung haben Unternehmen die Sicherheit, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Schließlich trägt eine effiziente Emailarchivierung auch dazu bei, den Speicherplatz effizienter zu nutzen. Anstatt dass E-Mail-Postfächer überquellen und Server belasten, können ältere Nachrichten sicher archiviert und aus dem aktiven Speicher entfernt werden.
