Systempartner Hagen

sysEmailarchiv

sysEmailarchivierung

Die rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD für Ihr Unternehmen

Die professionelle Archivierung und Auslagerung Ihrer geschäftlichen Email-Korrespondenzen ist eine gesetzliche Vorgabe, die Sie zwingend einhalten müssen. Sämtliche Mails müssen dabei so abgesichert werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Dazu muss eine Archivierung zwischen dem Absender und Ihrem Email-Programm stattfinden, die die Mails noch vor der Zustellung zu Ihnen „abfängt“.

So schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe, denn einerseits werden die Mails DSGVO-konform abgelegt und zusätzlich für Sie professionell archiviert. So haben Sie auch nach einem totalen Datenverlust immer ein sauberes Backup Ihrer Emails zur Hand!

Das leistet sysEmailarchivierung:

In der heutigen Zeit sollten Sie immer eine Sicherung Ihrer gesamten Emails vorhalten. Unser Email-Archivierungssystem nimmt Ihnen dabei alle Arbeiten effizient ab, so dass Sie sich um nichts mehr weiter kümmern müssen.

Ihre Vorteile mit sysEmailarchivierung

Voll skalierbar

Sie können die Emailarchivierung bereits nur für ein Postfach buchen und nach Belieben jeder Zeit aufstocken.

Externe Speicherung

Speicherung der Daten in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.

Suchen & Finden

Schnelle Suche von E-Mails und Dateianhänge direkt im Mailarchiv.

Cloud-Basiert

Keine Anschaffungskosten für eigene, teure Infrastruktur.

Welche Email-Systeme werden unterstützt?

Unsere sysEmailarchivierung kann mit einer Vielzahl aktueller Mail-Systeme genutzt werden:

Microsoft Exchange Server 2013, 2016 und 2019, Microsoft 365, G Suite (vormals Google Apps), Beliebige IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-Server und Webmail-Dienste, MDaemon, IceWarp und Kerio Connect, PST, EML und andere E-Mail-Dateien, E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird

Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung mit sysEmailarchiv

Wie stelle ich sicher, dass wichtige geschäftliche E-Mails nicht versehentlich gelöscht werden und für immer verloren sind?

Systempartner Hagen sichert mit sysEmailarchiv alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch und unveränderlich. Dadurch bleiben geschäftlich relevante Nachrichten dauerhaft erhalten, können nicht versehentlich verloren gehen und bei Bedarf jederzeit zuverlässig wiederhergestellt werden.

Was passiert, wenn ich im Streitfall eine wichtige E-Mail von vor drei Jahren nachweisen muss, sie aber nicht mehr finde?

Mit sysEmailarchiv von Systempartner Hagen werden alle E-Mails revisionssicher archiviert und langfristig aufbewahrt. So lassen sich auch Jahre alte Nachrichten in kurzer Zeit wiederfinden und als nachvollziehbarer Nachweis nutzen, wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzungen oder internen Klärungen kommt.

Wie erfülle ich als Unternehmen die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von geschäftlichen E-Mails?

Systempartner Hagen archiviert mit sysEmailarchiv alle geschäftlichen E-Mails automatisch, DSGVO-konform und entsprechend der geltenden Aufbewahrungsfristen. Dadurch wird sichergestellt, dass relevante Kommunikation lückenlos dokumentiert ist, ohne dass Ihre Mitarbeiter manuell eingreifen oder einzelne Nachrichten selbst sichern müssen.

Was mache ich, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und ich auf seine E-Mail-Kommunikation der letzten Jahre angewiesen bin?

sysEmailarchiv von Systempartner Hagen speichert alle geschäftlichen E-Mails unabhängig von einzelnen Mitarbeitern in einem zentralen Archiv. Autorisierte Personen können dadurch auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters geordnet auf die relevante E-Mail-Kommunikation zugreifen, sofern dies organisatorisch und rechtlich vorgesehen ist.

Wie schütze ich mein Unternehmen davor, bei einer Betriebsprüfung oder einem Rechtsstreit keine vollständigen E-Mail-Nachweise vorlegen zu können?

Systempartner Hagen stellt mit sysEmailarchiv sicher, dass alle relevanten E-Mails unveränderlich archiviert werden. Im Bedarfsfall können diese Nachrichten strukturiert recherchiert und als rechtssichere Nachweise exportiert werden, sodass Ihr Unternehmen bei Prüfungen oder Streitfällen belastbare Unterlagen vorlegen kann.

Was kann ich tun, damit mein E-Mail-Server nicht durch jahrelang angesammelte E-Mails immer langsamer wird?

sysEmailarchiv von Systempartner Hagen lagert archivierte E-Mails automatisch in ein separates Archivsystem aus. Dadurch wird der eigentliche E-Mail-Server entlastet, die Performance bleibt stabil und Ihr Unternehmen profitiert von einer aufgeräumten und leistungsfähigen Mail-Infrastruktur.

Wie stelle ich sicher, dass meine archivierten E-Mails nicht manipuliert oder nachträglich verändert werden können?

Systempartner Hagen speichert alle E-Mails in sysEmailarchiv manipulationssicher und mit technischen Verfahren, die nachträgliche Veränderungen erkennbar machen. Dadurch bleibt die Integrität der archivierten Kommunikation erhalten und jede unzulässige Änderung wäre unmittelbar nachvollziehbar.

Was muss ich tun, damit mein Unternehmen die NIS2- und DSGVO-Anforderungen an die E-Mail-Kommunikation vollständig erfüllt?

Systempartner Hagen richtet sysEmailarchiv so ein, dass wichtige Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit erfüllt werden. Dazu gehören unter anderem Verschlüsselung, Zugriffsprotokollierung und eine revisionssichere Dokumentation, damit Ihre E-Mail-Kommunikation organisatorisch und technisch sauber abgesichert ist.

Wie finde ich in Tausenden archivierten E-Mails schnell genau die eine Nachricht, die ich gerade dringend brauche?

sysEmailarchiv von Systempartner Hagen bietet eine leistungsstarke Volltextsuche, mit der archivierte E-Mails schnell gefunden werden können. Sie können gezielt nach Absender, Empfänger, Datum, Betreff oder bestimmten Begriffen suchen und dadurch auch in großen Datenbeständen schnell die richtige Nachricht aufrufen.

Was kostet eine professionelle und rechtssichere E-Mail-Archivierung für mein Unternehmen?

Systempartner Hagen bietet sysEmailarchiv als kalkulierbare Monatspauschale an. Dadurch bleiben die Kosten für Ihr Unternehmen planbar, hohe Anfangsinvestitionen entfallen und Sie profitieren ab dem ersten Tag von einer strukturierten, rechtssicheren und komfortablen E-Mail-Archivierung.

Emailarchivierung: Warum sie in modernen Unternehmen unverzichtbar ist

In einer Zeit, in der die Digitalisierung von Geschäftsprozessen an erster Stelle steht, haben E-Mails eine zentrale Rolle in der Unternehmenskommunikation eingenommen. Doch mit dem wachsenden Emailverkehr steigt auch die Bedeutung der Emailarchivierung – vor allem im Hinblick auf die strengen Datenschutznormen in Deutschland.

Emailarchivierung bezeichnet den Prozess, E-Mails und ihre Anhänge systematisch zu speichern, zu kategorisieren und zugänglich zu halten. Dies mag auf den ersten Blick als eine einfache Aufbewahrung von Informationen erscheinen, doch tatsächlich steckt weit mehr dahinter.

Der Hauptgrund für die Archivierung von E-Mails in Unternehmen ist die rechtliche Verpflichtung. Gemäß den deutschen Gesetzen, insbesondere dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), sind Unternehmen dazu verpflichtet, bestimmte Geschäftsdokumente – und dazu zählen auch E-Mails – für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflicht kann, je nach Dokumententyp, zwischen sechs und zehn Jahren liegen. Ein Verstoß kann zu empfindlichen Strafen führen.

Des Weiteren schreibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor, dass personenbezogene Daten geschützt und nur für den vorgesehenen Zweck verarbeitet werden dürfen. Eine ordnungsgemäße Emailarchivierung gewährleistet, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf diese Daten haben und dass diese korrekt verwaltet und bei Bedarf gelöscht werden.Ein weiterer Vorteil der Emailarchivierung ist die effiziente Wiederauffindbarkeit von Informationen. In großen Unternehmen kann die Suche nach einer spezifischen E-Mail ohne ein strukturiertes Archivsystem zu einer zeitaufwändigen Aufgabe werden. Ein Archivierungssystem erleichtert nicht nur das Auffinden alter E-Mails, sondern trägt auch zur Optimierung von Geschäftsprozessen bei.

Aber nicht nur rechtliche Aspekte machen die Emailarchivierung unverzichtbar. Sie bietet auch Schutz vor Datenverlusten. Seien es technische Probleme, menschliche Fehler oder Cyberangriffe, durch die Archivierung haben Unternehmen die Sicherheit, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Schließlich trägt eine effiziente Emailarchivierung auch dazu bei, den Speicherplatz effizienter zu nutzen. Anstatt dass E-Mail-Postfächer überquellen und Server belasten, können ältere Nachrichten sicher archiviert und aus dem aktiven Speicher entfernt werden.